Politique Renseignements Personnels

Intelcom Courrier Canada Inc. (« Intelcom » ou « nous ») accorde une grande importance à la protection de votre vie privée.

La présente Politique de protection des renseignements personnels s’applique à vos renseignements personnels qui seront collectés et communiqués à Intelcom par votre employeur ou collecté par Intelcom ainsi que par l’intermédiaire de l’application mobile Ride Along (l’« Application »).

Pourquoi collectons-nous vos renseignements personnels?

Nous collectons vos renseignements personnels de base (nom, coordonnées, permis de conduire,) auprès de votre employeur, ainsi que des données relatives à la géolocalisation et aux livraisons passées et futures, qui seront collectées directement par le biais de l’Application. Ces renseignements sont collectés aux fins suivantes :

Déploiement et utilisation de notre Application pour suivre les trajectoires de livraison, surveiller les livraisons en cours et vous informer des livraisons à venir;
Vous contacter dans le cadre de ce qui précède.

À qui communiquons-nous vos renseignements personnels?

Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec. Nos fournisseurs de services offrent des services nécessaires au fonctionnement de l’application, notamment :

Hébergement et infrastructure technologique liés à l’Application;
Vérifications financières et comptables;
Soutien informatique pour le développement et l’exploitation de notre Application.

Quels sont vos droits concernant vos renseignements personnels?

À tout moment, vous pouvez :

Retirer votre consentement à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels.

Demander l’accès ou la rectification de vos renseignements personnels

Pour en savoir plus…

Cette politique décrit la manière dont nous collectons (auprès de votre employeur et par l’intermédiaire de l’Application), utilisons, communiquons et protégeons vos renseignements personnels et la manière dont vous pouvez exercer vos droits, par exemple pour accéder à vos renseignements personnels ou les rectifier.

Quelle est la portée de cette politique?

La présente politique s’applique aux renseignements personnels des sous-traitants et de leurs employés qui sont collectés dans le cadre de la mise en œuvre et du fonctionnement de l’Application.

Que signifient ces termes?
« Lois applicables en matière de protection de renseignements personnels » : toutes les lois, tous les règlements, toutes les recommandations ou tous les avis applicables en matière de protection de la vie privée, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec) et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), ainsi que toutes les autres lois, tous les règlements, toutes les recommandations ou tous les avis qui remplacent, complètent, modifient, étendent, réadoptent ou codifient les lois applicables en matière de protection de la vie privée.

« Sous-traitant » : toute personne qui n’est pas employée par Intelcom et qui fournit des services régis par un contrat de service.

« Renseignement personnel » : tout renseignement se rapportant à une personne et permettant, directement ou indirectement, d’identifier cette personne, comme un nom, un numéro d’employé, un identifiant de suivi en ligne comme une adresse IP ou une ou plusieurs caractéristiques particulières relatives à l’identité physique, physiologique, mentale, économique, culturelle ou sociale de cette personne.

Pourquoi collectons-nous vos renseignements personnels?
Nous ne collecterons, n’utiliserons et ne divulguerons que les renseignements personnels nécessaires à la conduite de nos activités et à l’exécution de l’entente de service conclue entre Intelcom et votre employeur.

Il s’agit notamment des utilisations suivantes :

Déploiement et utilisation de notre application mobile pour suivre les trajectoires de livraison, surveiller en cours et vous informer des livraisons à venir;
Vous contacter dans le cadre de ce qui précède;
Obtenir votre feedback sur les améliorations de produits.

Comment obtenons-nous votre consentement?
Nous collectons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels avec votre consentement, directement auprès de votre employeur, ou dans la mesure où la loi le permet ou l’exige. La manière d’obtenir votre consentement (c’est-à-dire la manière dont nous l’obtenons) dépend, entre autres, des circonstances. Par exemple, dans certaines situations liées à la géolocalisation, Intelcom peut obtenir votre consentement directement auprès de vous pour activer la fonction de géolocalisation sur votre appareil mobile.

Quels sont les renseignements personnels que nous collectons?

Nous pouvons collecter les catégories suivantes de renseignements personnels auprès de votre employeur. Nous pouvons également collecter certaines informations directement auprès de vous, comme des informations de géolocalisation.

Informations sur l’identité

Nom
Adresse postale et électronique
Numéro de téléphone
Identifiant et mot de passe de l’Application

Caractéristiques logistiques de l’application

Géolocalisation des appareils utilisés pour le travail dans le cadre de l’application mobile utilisée pour les livraisons;
Données sur les livraisons prévues et effectives, y compris :
- Date et heure des livraisons;
- Preuve de livraison que vous soumettez par le biais de l’Application (photos, signatures);
- En cas d’échec de la livraison, les raisons de l’échec et tout commentaire supplémentaire que vous pourriez avoir à ce sujet.

À qui communiquons-nous vos renseignements personnels?

Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à des tiers ou à des fournisseurs de services aux fins décrites ci-dessous. Nous nous efforcerons de protéger les renseignements personnels divulgués à des tiers en concluant avec eux des accords contractuels et, le cas échéant, des engagements écrits, exigeant d’eux qu’ils adoptent des pratiques, procédures et mesures appropriées en matière de confidentialité et de sécurité.

Fournisseurs de services
Nous pouvons faire appel à des fournisseurs de services pour fournir des services en notre nom. Nous ne fournissons à ces prestataires de services que les renseignements personnels nécessaires à l’exécution des services qui leur sont confiés.

Les catégories de fournisseurs de services ayant accès à vos renseignements personnels comprennent les fournisseurs de services engagés pour :

Hébergement et infrastructure technologique liés à l’application;
Vérifications financières et comptables;
Soutien informatique pour le développement et le fonctionnement de notre Application.

Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur nos fournisseurs de services, veuillez nous contacter en suivant les instructions fournies dans la section « Comment nous contacter ».

Dans la mesure où la loi le permet ou l’exige

Nous pouvons divulguer des renseignements personnels lorsque la loi, un règlement, une ordonnance d’un tribunal, une citation à comparaître, une demande valable ou un mandat de perquisition l’exigent, ou en réponse à une enquête gouvernementale ou à toute autre demande légitime.

Nous pouvons également divulguer ces renseignements à nos comptables, vérificateurs, agents et avocats pour faire respecter ou protéger nos droits. En outre, nous pouvons divulguer certains renseignements personnels lorsque nous pensons raisonnablement qu’il est nécessaire de le faire pour protéger nos droits, notre sécurité ou nos biens, ou d’autres personnes, dans la mesure prévue ou autorisée par la loi.

Transaction commerciale

Nous pouvons divulguer des renseignements personnels à un tiers dans le cadre d’une réorganisation, d’une fusion, d’une vente, d’une coentreprise, d’une cession ou d’une autre disposition de tout ou partie de nos activités, de nos marques ou d’autres actifs.

Cela dit, si une telle transaction est réalisée, les renseignements personnels continueront d’être protégés par les lois applicables en matière de protection de la vie privée. Si une telle transaction n’est pas réalisée, nous exigerons de l’autre partie qu’elle s’abstienne d’utiliser ou de divulguer vos renseignements personnels de quelque manière que ce soit et qu’elle les détruise complètement.

Qu’attendons-nous de vous?

Nous veillerons à ce que les renseignements personnels que nous collectons, utilisons ou divulguons à votre sujet auprès de votre employeur soient aussi exacts, à jour et complets que possible.

Dans la mesure où vous nous fournissez des renseignements personnels, nous supposons que ces renseignements sont exacts et à jour. Si l’un de vos renseignements personnels change au cours de votre service en tant que sous-traitant, nous attendons également de vous que vous en informiez votre employeur afin que nous puissions les mettre à jour.

Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Nous conserverons vos renseignements personnels conformément à nos obligations commerciales et légales et uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des objectifs identifiés dans la présente Politique de confidentialité, à moins qu’une durée de conservation plus longue ne soit requise par la loi.

Si nous utilisons des renseignements personnels pour prendre une décision qui vous concerne directement, nous conserverons ces renseignements pendant une période raisonnable après les avoir utilisés et pendant au moins un an après avoir pris la décision.

Où stockons-nous vos renseignements personnels?

Nous stockons actuellement les renseignements des sous-traitants au Canada. Si nécessaire, les renseignements peuvent également être conservés et utilisés par nos fournisseurs de services situés ailleurs dans le monde. Par conséquent, nous pouvons divulguer des renseignements personnels dans des pays autres que votre pays/province/état de résidence, où les lois sur la protection des renseignements personnels peuvent différer.

Si vos renseignements personnels sont utilisés en dehors de votre pays/province de résidence, ils sont soumis aux lois du pays/province/état dans lequel ils se trouvent et peuvent être divulgués aux gouvernements, tribunaux, organismes d’application de la loi ou de réglementation de cet autre pays, ou divulgués conformément aux lois de ce pays. Toutefois, nos pratiques concernant vos renseignements personnels seront toujours régies par la présente Politique de confidentialité et les lois applicables en matière de protection de la vie privée.

Quels sont vos droits sur vos renseignements personnels?

Nous pouvons vous demander de fournir une preuve d’identité avant de répondre à votre demande. Ces informations d’identification ne seront utilisées qu’à cette fin.

Vous disposez d’un certain nombre de droits en ce qui concerne vos renseignements personnels, notamment :

Droit d’accès et de rectification

Vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et en demander des copies.

Si vos renseignements personnels sont inexacts, incomplets ou ambigus, ou si leur collecte, leur communication ou leur stockage n’est pas autorisé par la loi, vous pouvez demander qu’ils soient corrigés.

Vous pouvez également nous demander des informations sur la source de vos renseignements personnels (s’ils n’ont pas été obtenus auprès de vous), ainsi que les noms des personnes qui ont accès à vos renseignements et des détails sur la durée de leur conservation.

Droit de retirer son consentement

Vous pouvez retirer votre consentement à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels.

Toutefois, veuillez noter que le retrait de votre consentement peut compromettre la poursuite de votre relation de sous-traitant avec Intelcom.

Pour exercer vos droits, veuillez adresser une demande écrite, accompagnée d’une preuve d’identité, à notre agente de protection de la vie privée aux coordonnées indiquées dans la section « Comment nous contacter ».

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

Nous mettons en œuvre des procédures et des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection de vos renseignements personnels, qu’ils soient stockés sur nos serveurs ou chez l’un de nos fournisseurs de services.

Seul le personnel autorisé et qualifié qui a besoin de consulter vos renseignements personnels dans l’exercice de ses fonctions y a accès.

Toutefois, aucune mesure de sécurité n’est absolue ou totalement garantie. Si vous avez des raisons de penser que votre interaction avec nous n’est plus sécuritaire (par exemple, si vous pensez que la sécurité des renseignements que vous nous avez fournis a été compromise), veuillez nous contacter immédiatement à l’adresse indiquée dans la section « Comment nous contacter ».

Qui évaluera le respect de la présente Politique de protection de la vie privée?

Notre agente de protection de la vie privée évaluera de manière indépendante les allégations de violation de la présente Politique de protection de la vie privée en examinant les pratiques et les procédures et déterminera si des mesures correctives de suivi sont nécessaires, y compris des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement.

Comment nous joindre?

Si vous avez des questions ou des commentaires concernant cette Politique de confidentialité, si vous souhaitez accéder, consulter ou rectifier vos renseignements personnels détenus par Intelcom, ou si vous souhaitez vous prévaloir de la procédure de plainte en matière de confidentialité, n’hésitez pas à contacter notre agente de protection de la vie privée à l’adresse suivante :

Agente de protection de la vie privée

Diana Thibeault, directrice des risques et de la conformité privacy@intelcomexpress.com

Allons-nous mettre à jour cette Politique de confidentialité?

La présente Politique de protection des renseignements personnels est à jour à la date de mise à jour indiquée en bas de page.

Si nous apportons des modifications importantes à la présente Politique, par exemple pour nous conformer à de nouvelles exigences légales ou en raison de l’évolution technologique de l’Application, nous vous en informerons. Nous mettrons la nouvelle version à votre disposition par le biais de l’application, en indiquant la date de la dernière mise à jour.